Sursă foto: Freepik
Pentru orice antreprenor, un control ANAF este sinonim cu stres și ore pierdute căutând documente. Inspectorii nu cer explicații, ci doresc să vadă rapid facturile emise și primite, în formatul oficial recunoscut de lege. Din 2025, lucrurile sunt și mai stricte: facturile electronice trebuie arhivate conform unor reguli clare, iar neconformitatea poate însemna amenzi costisitoare și blocaje în activitatea firmei.
Aici intervine rolul arhivării corecte. Nu vorbim doar despre a salva niște fișiere într-un folder, ci despre un sistem de arhivare a e-Facturilor care respectă cerințele legale, garantează integritatea documentelor și îți oferă acces instant atunci când ANAF bate la ușă.
De ce arhivarea e-Facturilor este obligatorie, nu opțională
Mulți antreprenori cred, din neatenție sau comoditate, că dacă au factura în PDF este suficient. Realitatea este că doar fișierul XML generat și validat în sistemul RO e-Factura are valoare juridică, iar PDF-ul este o simplă formă de afișare pentru uz intern.
În plus, legea prevede perioade clare de păstrare a documentelor:
- pentru facturile emise după 1 ianuarie 2023 → 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor;
- pentru cele emise înainte de această dată → în general 10 ani, conform OMFP 2634/2015.
Orice abatere de la aceste reguli – fie că păstrezi doar PDF-ul, fie că aplici termenul greșit – poate fi sancționată. Mai grav este că, dacă nu ai XML-ul original, factura poate fi considerată invalidă fiscal.
Greșelile care te pot costa la un control
Un control ANAF scoate imediat la iveală lipsurile din arhivare. Cele mai frecvente probleme întâlnite la IMM-uri sunt:
- Lipsa descărcării regulate din SPV. Fără o procedură sau un sistem automat, multe firme ratează facturi care ajung direct în contul din Spațiul Privat Virtual. La control, absența lor nu poate fi justificată.
- Amestecarea perioadelor de păstrare. Unele firme aplică termenul vechi de 10 ani pentru toate facturile, altele ignoră regula de calcul de la „1 iulie anul următor”. În ambele cazuri, inspectorii pot aplica sancțiuni.
- Arhivare dezorganizată. Foldere întregi cu denumiri haotice, lipsa indexării pe client sau perioadă fiscală și inexistența unui jurnal de acces fac imposibilă demonstrarea trasabilității documentelor.
- Păstrarea exclusivă a PDF-urilor. Deși par mai prietenoase pentru vizualizare, PDF-urile nu au valoare probatorie dacă lipsesc fișierele XML corespunzătoare.
Aceste greșeli nu sunt doar detalii tehnice – ele pot genera amenzi între 1.000 și 10.000 de lei, dar mai ales pot bloca recunoașterea fiscală a unor tranzacții importante.
Cum te ajută sistemul de arhivare a e-Facturilor să treci fără probleme orice control
Soluția este implementarea unui sistem de arhivare a e-Facturilor care automatizează tot ce înseamnă conformitate:
- Descărcare automată din SPV. Nu mai depinzi de verificări manuale și nu riști să omiți facturi.
- Stocare XML + PDF. Ai forma oficială pentru validitate fiscală și varianta vizuală pentru echipă.
- Indexare inteligentă. Documentele se organizează după client, dată, sumă și status, astfel încât le regăsești imediat la control.
- Integritate și trasabilitate. Fiecare document are jurnal de acces și dovada că nu a fost modificat.
- Politici automate de retenție. Sistemul marchează documentele pentru păstrare 5 sau 10 ani, conform legislației, și previne ștergerea accidentală.
- Backup securizat. Copii multiple, inclusiv off-site, asigură că nu pierzi date critice în caz de incident.
Cu un astfel de sistem, un control ANAF devine o simplă formalitate. Inspectorii cer facturile, iar tu le livrezi în câteva minute, organizate impecabil. În loc de stres și emoții, câștigi respect și încredere.
Checklist practic pentru un control ANAF fără emoții
Un control fiscal nu înseamnă doar să ai documentele, ci să le poți prezenta rapid, în formatul corect. Îți poți testa firma cu acest checklist simplu:
- Ai toate XML-urile originale stocate și organizate?
Dacă răspunsul este „nu”, înseamnă că păstrezi doar PDF-urile și riști sancțiuni. - Poți demonstra integritatea facturilor?
Sistemele moderne de arhivare adaugă jurnale și dovezi că documentul nu a fost modificat. - Respecți termenele de păstrare?
5 ani pentru documentele noi, 10 ani pentru cele vechi – cu calcul de la 1 iulie al anului următor. - Ai un backup securizat?
Pierderea arhivei înseamnă pierderea probelor fiscale. O soluție bună are copii în mai multe locații și un plan de restaurare rapidă. - Echipa ta știe unde să caute?
Nu e suficient ca documentele să existe. Trebuie să fie accesibile rapid, cu indexare clară pe clienți, perioade și valori.
Dacă bifezi toate aceste puncte, atunci controalele ANAF nu mai sunt un motiv de panică.
În concluzie
Într-un mediu fiscal tot mai strict, arhivarea corectă a e-Facturilor nu mai este doar o obligație, ci o strategie de protecție pentru firmă. Un sistem dedicat nu doar că te ajută să eviți amenzile, dar îți oferă siguranța că datele tale sunt în ordine, accesibile și validate legal.
Când inspectorii vin în control, nu mai pierzi ore căutând documente prin foldere sau prin SPV. Cu un sistem de arhivare a e-Facturilor, totul este organizat, securizat și gata de prezentare.
Astfel, transformi o situație potențial stresantă într-un proces simplu și controlabil, în care firma ta iese mereu „cu brio”.
Bibliografie
- ANAF – „Ghid privind facturarea electronică și structura RO_CIUS”
- OMFP 2634/2015 și modificările ulterioare (2023) privind păstrarea documentelor financiar-contabile
- Autoritatea pentru Digitalizarea României – „Registrul administratorilor de arhive electronice”